El Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital (LSC) establece en su artículo 279.1 la obligación, por parte de los administradores de las sociedades mercantiles, de depositar en el Registro Mercantil las cuentas anuales de las sociedades mercantiles, dentro del mes siguiente a su aprobación.
Hasta la fecha las consecuencias prácticas de la falta de depósito de las cuentas anuales las teníamos recogidas en el artículo 282.1 de la LSC, en dónde se establece el cierre de la hoja registral de la sociedad que no presentara sus cuentas anuales.
Sin embargo, el incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, las cuentas anuales puede dar lugar no sólo al cierre registral sino también a la imposición de una multa por el ICAC por importe de 1.200 a 60.000 euros.
Si bien dichas sanciones se han venido imponiendo en el pasado a pocas empresas por el ICAC, podría esperarse un aumento en el número de sanciones impuestas por el ICAC debido a la colaboración más ágil entre la DGRN y el ICAC que se va a implantar a partir de 2016.
Régimen sancionador
Tal y como establece el artículo 283 de la LSC, la falta de depósito en plazo de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil puede dar lugar a la imposición de una sanción administrativa.
En cuanto a posibles situaciones excluyentes de dicha sanción, entendemos que las mismas circunstancias que evitan el cierre registral, en casos de falta de depósito por falta de aprobación de las Cuentas Anuales por la Junta general, deberían servir para evitar la posible imposición de una sanción.
A este respecto, la Audiencia Nacional ha dictaminado que no puede alegarse como causa de exención de la obligación de depósito, el cierre registral por falta de depósito de las cuentas por su no aprobación por la Junta General, ya que en tal caso habrán de presentarse en el Registro los documentos exigidos para justificar tal hecho e impedir dicho cierre (Sentencia de la Audiencia Nacional Sala de lo Contencioso-administrativo, Sección 6ª, Sentencia de 25 Abr. 2008, Rec. 538/2006). Sin embargo, en sentido contrario, entendemos que la sanción habría quedado anulada de haberse presentado la documentación acreditando la no aprobación de las cuentas por la Junta general.
A los efectos de graduar la sanción, entre el mínimo de 1.200 y el máximo de 60.000 se sigue el siguiente método, establecido en la circular del Presidente del ICAC de 10 de julio de 1997:
- La sanción será del 0,5‰ del importe total de las partidas de activo, más el 0,5‰ de la cifra de ventas de la entidad de la última declaración a la Administración Tributaria, cuyo original se ha de presentar.
- Con carácter subsidiario –si no se aporta la declaración tributaria requerida- la sanción se cuantifica en el 2% del capital social según los datos obrantes en el Registro Mercantil.
- En caso de que se aporte la declaración tributaria, y la sanción resultante de aplicar los mencionados porcentajes a la suma de las partidas del activo y a las ventas fuera mayor que el 2% del capital, se aplicará esta última reducida en un 10% -suponemos que para tener en cuenta que se ha cumplido con el deber de aportar los datos-.
Colaboración entre el ICAC y la Dirección General de los Registros y del Notariado
El artículo 371 del Reglamento del Registro Mercantil recoge la obligación para los registradores mercantiles de remitir a final de ejercicio relación de todas aquellas sociedades que no hubieren cumplido con su obligación de presentación de cuentas anuales.
Asimismo, la disposición adicional novena de la Ley 22/2015, de Auditoría de Cuentas, ha reforzado la colaboración entre la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN) y el ICAC, estableciendo que la DGRN remitirá al ICAC, en los meses de septiembre y marzo, una relación de las sociedades y entidades inscritas en los registros mercantiles, que hubieran presentado en los seis meses anteriores para su depósito las cuentas anuales. A tales efectos, los registradores remitirán la información de su registro a la DGRN, en los meses de agosto y febrero.
De este modo, se desarrolla un método de colaboración más ágil entre la DGRN y el ICAC para informar de las sociedades que depositan sus cuentas fuera de plazo, situación que, en la práctica puede dar lugar a un incremento notable en el número de expedientes sancionadores que se incoen a partir de ahora por este motivo.
A los citados efectos de colaboración, la instrucción quinta de la Instrucción de 9 de febrero de 2016 de la DGRN, sobre cuestiones vinculadas con el nombramiento de auditores, su inscripción en el Registro Mercantil y otras materias relacionadas, con entrada en vigor el 17 junio 2016, establece que en agosto y febrero de cada año, el Colegio de Registradores remita a la DGRN, en formato electrónico, una relación ordenada alfabéticamente de las sociedades y entidades cuyas cuentas hubiesen sido depositadas acompañadas del informe de auditoría, con expresión indicativa de la denominación social y NIF; registro mercantil en que figurare inscrita la entidad; ejercicio o ejercicios contables a los que se refieren las cuentas depositadas; así como el nombre del auditor que hubiere verificado las cuentas y su periodo de nombramiento.
Por otro lado, y dado que una calificación negativa del registrador para la práctica del depósito de las cuentas es relevante para el inicio de un expediente sancionador por falta de depósito en plazo legal, la instrucción sexta establece que los registradores han de incorporar a su expediente la acreditación de la notificación del defecto.